디지털 마감 시스템 만들기: Notion, 슬랙, 캘린더 자동화

왜 마감은 ‘자동화’되어야 하는가?

업무를 하다 보면 “언제까지 해야 했지?”, “이거 마감일 지났나?” 같은 질문을 하루에도 여러 번 하게 됩니다. 하지만 마감은 단지 날짜를 기억하는 것 이상의 의미를 가집니다. 마감은 집중력을 유도하고, 행동을 시작하게 만드는 명확한 기준이기 때문입니다. 문제는 이 마감 관리가 수동적으로 이루어질 경우, 오히려 관리 스트레스가 커지고 놓치는 일이 많아진다는 점입니다.

그래서 우리는 이제 마감 자체를 디지털 시스템으로 자동화하는 단계로 진화할 필요가 있습니다. Notion, 슬랙, 구글 캘린더 같은 도구를 연동하여 마감일 생성 → 리마인드 → 진행 상황 추적 → 마감 완료 알림까지의 전 과정을 자동화하면, 마감은 더 이상 잊지 말아야 할 일이 아니라, 자연스럽게 행동을 유도하는 시스템으로 작동하게 됩니다.

특히 1인 비즈니스, 프리랜서, 원격 근무자처럼 스스로 일정을 관리해야 하는 환경에서는 수동적인 캘린더 체크보다 능동적인 마감 흐름 설계가 생산성에 훨씬 큰 영향을 줍니다. 이번 글에서는 디지털 툴 3종 – Notion, 슬랙, 구글 캘린더를 기반으로 효율적이고 반복 가능한 마감 관리 시스템을 설계하는 법을 안내합니다.

 

마감 중심의 Notion 셋업 구조

Notion은 업무 관리와 문서 정리를 통합할 수 있는 올인원 툴입니다. 특히 마감일 기반으로 작업을 정렬하고 추적하는 데 매우 효과적입니다. 이를 위해 다음과 같은 기본 구조를 구성할 수 있습니다.

1. Task Database 생성: 업무 단위로 항목을 만들고, 각 항목에 마감일(Due Date) 필드를 추가합니다. 상태(Status) 필드에는 ‘진행 중’, ‘완료’, ‘보류’ 등의 옵션을 설정하고, 우선순위, 담당자, 카테고리 같은 필드를 함께 구성합니다.
2. 캘린더 뷰 + 보드 뷰 활용: 마감일 기준으로 업무를 정리하기 위해 Calendar View를 기본으로 설정하고, 진행 상태를 한눈에 보기 위해 Board View를 추가로 구성합니다. 이를 통해 **"오늘 마감되는 업무", "이번 주 안에 끝내야 할 일"**을 직관적으로 확인할 수 있습니다.
3. 자동화 연동 준비: 마감일이 임박한 항목이 자동으로 슬랙이나 이메일로 전달되도록 설정하기 위해, Zapier나 Make 같은 자동화 툴과 연동합니다. 예를 들어, 마감일 하루 전이 되면 해당 업무의 제목과 링크가 슬랙의 알림 채널로 자동 전송되도록 설정할 수 있습니다.

이러한 구조는 Notion 내에서 업무 계획과 마감 리마인드가 동시에 이루어지도록 하며, 마감을 놓치지 않고 진행 흐름을 통제할 수 있게 해줍니다.

슬랙을 활용한 마감 리마인드 시스템 만들기

슬랙은 팀 커뮤니케이션 툴이지만, 마감 관리를 위한 알림 시스템으로도 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 특히 슬랙의 리마인더 기능과 봇, 외부 자동화 도구를 조합하면 마감 경고 시스템을 자동화할 수 있습니다.

슬랙 기본 기능 활용 전략:

• /remind 명령어를 통해 자신 혹은 팀에게 특정 시간에 알림을 설정할 수 있습니다. 예: /remind @me “블로그 글 초안 마감!” at 4pm
• 반복 알림 설정을 통해 매주 반복되는 업무 마감도 자동화할 수 있습니다. 예: “매주 금요일 오전 9시 회고 정리 리마인드”

자동화 툴과 연동 전략:

• Notion 또는 구글 시트에서 마감일이 도래한 업무를 Zapier가 감지 → 슬랙 특정 채널 또는 DM으로 알림 전송
• 슬랙봇을 활용해 ‘마감 3일 전’, ‘마감 전날’, ‘당일’ 세 번에 걸쳐 리마인드 알림을 설정하고, 클릭 시 해당 업무 페이지로 연결되도록 링크 포함

또한 슬랙 내에 #deadline-alerts, #due-today, #weekly-review 같은 채널을 만들어 마감 관련 알림을 분리된 공간에 정리하면 알림 피로도를 줄이면서도 중요 정보를 놓치지 않을 수 있습니다. 이처럼 슬랙은 마감 중심 루틴을 일상에 녹여내는 데 탁월한 도구입니다.

구글 캘린더 기반 마감 시각화 자동화 전략

구글 캘린더는 시간 단위 마감 관리를 시각적으로 보여주는 데 가장 강력한 도구입니다. 업무 흐름 속에서 마감일이 어떻게 배치되어 있는지를 캘린더 형태로 확인하는 것만으로도 시간 감각과 업무 긴장도를 조정할 수 있습니다.

설정 전략:

• 마감일을 구글 캘린더에 반복 일정 또는 단일 이벤트로 등록하고, 제목에 [마감] 혹은 🔔 같은 시각적 태그를 삽입합니다.
• 알림은 기본 설정보다 이중 알림으로 구성하는 것이 좋습니다. 예: 마감 하루 전 오전 10시, 마감 당일 오전 8시 두 번 알림 설정

Notion과 연동하는 방법:

• Notion의 데이터베이스를 구글 캘린더에 연동하면, 마감일 필드를 자동으로 캘린더 일정으로 전송할 수 있습니다.
• 이를 위해 Notion → Google Calendar 자동화를 지원하는 툴(Zapier, Notion Automations)을 활용하면 됩니다.

구글 캘린더에서 일주일 마감 스케줄을 시각화하면, 마감이 몰려있는 시기, 텅 빈 구간, 무리한 일정 배치 등을 빠르게 조정할 수 있는 장점이 있습니다. 또한 일정 블로킹(Time Blocking) 기법과 함께 사용하면, 마감 이전의 집중 업무 시간을 확보하는 데도 효과적입니다.