생산성 앱 비교 분석: 투들리스트 vs 타스크매니저 vs 트렐로

왜 생산성 앱을 비교해야 하는가?

디지털 시대에 일을 잘하는 사람일수록 자신에게 맞는 도구를 알고 정확히 활용하는 능력을 갖추고 있습니다. 특히 스마트워크 환경에서는 각자의 위치, 장치, 시간대가 다르기 때문에 ‘일을 어떻게 정리하고, 기억하고, 추적할 것인가’가 매우 중요한 과제가 됩니다. 이런 배경에서 생산성 앱, 특히 할 일 관리(Task Management) 앱은 필수 도구가 되었습니다.

하지만 시장에는 수많은 앱이 존재하며, 기능은 비슷해 보이지만 실제로는 철학, 인터페이스, 작업 방식에서 뚜렷한 차이를 가지고 있습니다. 아무리 인기가 많은 앱이라도 자신의 업무 스타일과 맞지 않으면 오히려 불편을 유발하거나 도중에 사용을 포기하게 될 수도 있습니다.

이번 글에서는 특히 많이 언급되고 사용되는 ‘투들리스트(Todoist)’, ‘마이크로소프트 투두(Microsoft To Do)’, ‘트렐로(Trello)’ 세 가지 대표적인 생산성 앱을 비교해보고, 각각 어떤 사용자와 환경에 적합한지 분석해보겠습니다.

 

Todoist, Microsoft To Do, Trello의 주요 기능 비교

① Todoist – 강력한 기능과 간결한 인터페이스의 균형
Todoist는 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 할 일 관리 앱 중 하나입니다. 프로젝트 기반의 리스트 구조, 우선순위 설정, 라벨과 필터 기능 등을 갖추고 있어 체계적인 업무 분류가 가능합니다. 자연어 인식 기능을 통해 “내일 오후 2시에 회의”라고 입력하면 자동으로 일정이 잡히고, 구글 캘린더와도 연동이 가능합니다.

또한 생산성 점수 기능(karma)을 통해 사용자의 습관을 추적하고 피드백을 제공하는 점도 특징입니다. 특히 프리랜서, 1인 기업처럼 업무를 유기적으로 정리하고 일정을 효율적으로 배분해야 하는 사용자에게 적합합니다.

② Microsoft To Do – 심플하고 직관적인 작업 중심 앱
마이크로소프트에서 제공하는 To Do는 Windows 환경에 최적화된 앱으로, Outlook과 자연스럽게 통합됩니다. 매우 심플한 리스트 기반 구조로 되어 있어, 기술에 익숙하지 않은 사용자나 디지털 입문자에게 부담 없이 접근할 수 있는 장점이 있습니다.

작업에 기한을 설정하고, 체크리스트를 만들고, 카테고리별로 분류할 수는 있지만 필터링, 자동화, 고급 태그 기능은 다소 제한적입니다. 대신 가벼운 작업 관리, 일상 할 일 추적, 빠른 메모성 기록에 적합합니다. 마이크로소프트 계정을 중심으로 Outlook, 캘린더, 오피스 앱과 연동할 때 강력한 연계성을 발휘합니다.

③ Trello – 시각적 업무 흐름 관리에 탁월한 보드형 앱
Trello는 칸반(Kanban) 방식의 업무 시각화 도구입니다. ‘할 일(To Do)’, ‘진행 중(Doing)’, ‘완료(Done)’와 같은 보드를 구성하고 그 안에 카드를 만들어 작업을 옮기며 관리할 수 있습니다. 직관적인 드래그 앤 드롭 방식과 팀 협업 기능이 뛰어나며, 각 카드에는 파일 첨부, 체크리스트, 마감일, 멤버 할당 등 상세 정보를 추가할 수 있습니다.

특히 프로젝트별 흐름을 시각적으로 보여줘야 하는 마케팅, 개발, 콘텐츠 팀에게 적합합니다. 또한 Trello는 다양한 파워업(확장 기능)을 통해 캘린더 뷰, 슬랙 연동, 자동화(bot 기능) 등을 활용할 수 있어 중규모 팀의 협업에도 무리가 없습니다.

어떤 사용자에게 어떤 앱이 적합할까?

앱을 선택할 때 가장 중요한 기준은 ‘내가 어떤 방식으로 일하는가’입니다.
Todoist는 계획과 실행이 유기적으로 연결되어야 하는 사용자에게 좋습니다. 복잡한 일정, 여러 프로젝트, 다양한 업무 유형을 동시에 관리하는 사람에게는 라벨, 필터, 프로젝트 기능을 통해 일의 흐름을 체계적으로 정리할 수 있는 환경을 제공합니다. 특히 장기적으로 자신만의 업무 루틴을 구축하려는 분들에게 추천됩니다.

Microsoft To Do는 리스트 기반의 단순한 인터페이스 덕분에 할 일을 빠르게 적고, 간단히 확인하고, 완료 처리하는 데 중점을 두는 사용자에게 이상적입니다. 학생, 직장인, 일반 사용자 누구나 부담 없이 사용할 수 있으며, PC와 모바일 양쪽 모두에서 깔끔한 UX를 제공합니다. 다만 고급 기능이 적기 때문에 장기적인 프로젝트 관리에는 다소 한계가 있습니다.

Trello는 ‘업무 흐름의 가시화’가 필요한 사용자에게 특히 유용합니다. 진행 상황이 보드로 한눈에 보이고, 협업을 통해 각자의 역할이 명확해지는 구조이기 때문에 팀 단위 작업, 콘텐츠 제작 플로우, 협업 프로젝트 진행 등에 강점을 가집니다. 업무를 진행 단계로 나눠 추적하고 싶다면 Trello는 강력한 도구가 됩니다.

또한 Trello는 간단한 개인 프로젝트 관리용으로도 좋지만, 정기적인 반복 작업이 많은 경우엔 추가적인 확장 기능이나 외부 자동화 연동이 필요할 수 있습니다.

생산성 앱을 오래 쓰기 위한 정착 전략

많은 사람들이 생산성 앱을 설치하고도 몇 주 뒤엔 사용을 멈추는 경우가 많습니다. 그 이유는 너무 많은 기능에 압도되거나, 자신의 루틴에 맞게 설정하지 못했기 때문입니다. 앱을 성공적으로 활용하기 위해서는 단계적으로 기능을 익히고, 일상 업무와 자연스럽게 연결시키는 습관이 필요합니다.

첫째, 처음에는 하루 일정이나 간단한 업무 리스트부터 입력하는 방식으로 시작해보세요. 앱이 복잡해 보인다면 핵심 기능 2~3개만 써보는 것도 좋습니다. 둘째, 앱을 사용할 때 ‘정리하기 위한 앱’이 아니라 ‘실행을 도와주는 도구’라는 관점을 유지하는 것이 중요합니다. 앱 정리에만 시간을 들이면 오히려 본질적인 생산성이 떨어질 수 있습니다.

셋째, 캘린더나 메모앱과 연동해 생산성 시스템을 통합하면 훨씬 안정적인 작업 구조를 만들 수 있습니다. 예를 들어, Trello에 할 일을 입력하고 마감일을 구글 캘린더와 연동하거나, Todoist에서 수집한 업무를 노션에 기록하고 회고하는 방식도 하나의 루틴이 됩니다.

생산성 앱은 단지 ‘좋은 앱’을 고르는 것이 아니라, ‘나에게 맞는 방식으로 꾸준히 유지하는 것’이 핵심입니다. 앱은 당신을 대신해 일해주지 않지만, 당신이 더 잘 일할 수 있도록 환경을 만들어줍니다. 꾸준히 쓰고 싶고, 계속 열고 싶은 앱이 진짜 생산성 앱입니다.